Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos

Este Anexo forma parte de los Términos y Condiciones y regula el tratamiento de datos personales que AsistentePro SpA, RUT 78.505.154-8 (“el Encargado” o “AsistentePro”), realiza por cuenta de cada negocio que contrata el servicio (“el Responsable” o “el Cliente”), conforme a la Ley N° 19.628 y su reforma por la Ley N° 21.719. Es el contrato de encargo que exige el artículo 15 bis de esa ley y contiene el objeto del encargo, su duración, la finalidad, los tipos de datos, las categorías de titulares y los derechos y obligaciones de las partes. Aplica a todos los Clientes desde la fecha indicada arriba, sin necesidad de firma aparte; el Cliente que lo requiera puede solicitar una copia firmada con estos mismos textos.

1. Roles

El Cliente es el responsable de los datos personales de sus clientes finales, prospectos y colaboradores: decide para qué se tratan y con qué base legal. AsistentePro es el encargado: los trata únicamente por cuenta del Cliente, según sus instrucciones y para prestar el servicio. Respecto de los datos del propio Cliente como usuario de la plataforma (registro, facturación del servicio, uso), AsistentePro es responsable según su Política de Privacidad.

2. Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

Atención y respuesta automatizada de conversaciones por WhatsApp, Instagram, Messenger, chat web y app móvil; calificación y seguimiento de oportunidades; agenda de citas y recordatorios; cotizaciones y cobros; emisión y conservación de documentos tributarios electrónicos; campañas de respuesta a comentarios; avisos al equipo del Cliente; y los reportes derivados. El tratamiento comprende recolección, almacenamiento, consulta, transcripción, generación de respuestas con inteligencia artificial, comunicación a los proveedores de la sección 7 y eliminación.

3. Tipos de datos y categorías de titulares

• Titulares: clientes finales y prospectos del Cliente; integrantes del equipo del Cliente que usan el panel o la app.
• Datos: identificación y contacto (nombre, teléfono, correo, RUT cuando el Cliente lo requiere); contenido de las conversaciones, incluidas notas de voz transcritas y fotos descritas; datos de citas, cotizaciones y estado de pagos (sin números de tarjeta); datos tributarios de los receptores de documentos (RUT, razón social, giro, dirección, correo); datos técnicos de uso.
• Datos sensibles: el servicio no está diseñado para tratarlos. Si la actividad del Cliente los implica (por ejemplo, datos de salud en una clínica), el Cliente debe contar con la base legal que la ley exige y configurar su asistente para pedir sólo lo indispensable.

4. Duración

Mientras esté vigente el contrato de servicio y, después, el tiempo necesario para la devolución o eliminación de los datos (sección 6) y los plazos de conservación que la ley imponga.

5. Obligaciones del Encargado

• Instrucciones. Tratar los datos sólo según las instrucciones documentadas del Cliente, que son la configuración que éste hace en la plataforma (asistentes, canales, agenda, catálogo, complementos) y las solicitudes que envíe por los canales de soporte. Si una instrucción infringe la ley, se lo informaremos antes de ejecutarla.
• Finalidad. No usar los datos para fines propios ni de terceros, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni cederlos ni comunicarlos salvo a los subencargados de la sección 7 o por mandato legal.
• Confidencialidad. Garantizar que las personas que acceden a los datos están sujetas a un deber de confidencialidad, con acceso limitado a lo necesario para su función.
• Seguridad. Aplicar las medidas descritas en la Política de Privacidad: control de accesos por rol, cifrado en tránsito, cifrado en reposo de credenciales y certificados, respaldos, registros de auditoría y servidores en Chile.
• Incidentes. Avisar al Cliente dentro de las 72 horas siguientes a conocer un incidente que afecte sus datos, con la información necesaria para que cumpla sus propias obligaciones de notificación, y colaborar en la respuesta.
• Derechos de los titulares. Poner a disposición el canal de derechos sobre tus datos; derivar al Cliente las solicitudes que reciba sobre sus titulares y ayudarlo a responderlas dentro de los plazos legales, incluida la exportación o eliminación de los datos de una persona.
• Acreditación. Entregar al Cliente, a su solicitud, la información razonable para acreditar el cumplimiento de este Anexo, y permitir una revisión con aviso previo de 15 días, como máximo una vez al año, salvo que haya ocurrido un incidente.
• Ubicación. Mantener los datos almacenados en servidores ubicados en Chile; las transferencias a proveedores en el extranjero se limitan a lo descrito en la sección 7.

6. Devolución y eliminación

Al terminar el contrato, el Cliente puede exportar sus datos (contactos, conversaciones, citas, documentos) dentro de los 30 días siguientes. Vencido ese plazo, AsistentePro elimina los datos y las copias que no estén en respaldos cifrados de rotación periódica, que se eliminan según su ciclo. Se exceptúan los documentos tributarios electrónicos y la información que la ley obligue a conservar, que se mantienen bloqueados sólo para ese fin y por el plazo legal.

7. Subencargados y transferencias internacionales

Mediante la aceptación de este Anexo, el Cliente autoriza de manera específica y por escrito (artículo 15 bis de la Ley N° 19.628) que AsistentePro delegue parte del tratamiento en los siguientes proveedores, que actúan bajo acuerdos escritos con obligaciones equivalentes a las de este Anexo. AsistentePro sigue siendo responsable ante el Cliente por lo que ellos hagan con los datos:

Los proveedores ubicados fuera de Chile reciben sólo la información necesaria para su función, bajo cláusulas contractuales de protección de datos. Si AsistentePro suma o cambia un subencargado, lo publicará en esta página y lo avisará al Cliente por correo con al menos 15 días de anticipación; el Cliente podrá objetarlo por motivos fundados y, si no hay solución, poner término al contrato sin costo. Los canales de mensajería que el Cliente conecta (Meta y otros) tratan además los mensajes como responsables independientes, según sus propias políticas.

8. Obligaciones del Responsable

• Contar con una base legal para tratar los datos de sus titulares e informarles que la atención la realiza un asistente con inteligencia artificial y cómo ejercer sus derechos.
• Dar instrucciones lícitas y configurar sus asistentes, canales y complementos conforme a la ley y a sus propias políticas.
• Responder a los titulares que ejerzan sus derechos y atender las solicitudes que AsistentePro le derive.
• Mantener la exactitud de los datos que carga (catálogo, receptores, equipo) y la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

9. Facturación electrónica

Cuando el Cliente contrata ese complemento, el certificado digital que carga se custodia y utiliza bajo el mandato de la cláusula 13 de los Términos: cifrado, sin salir del servidor, sólo para firmar los documentos que el Cliente aprueba, revocable en cualquier momento. Los datos de los receptores se tratan por obligación legal y ejecución de contrato, y los documentos se conservan seis años por mandato del Código Tributario.

10. Responsabilidad y ley aplicable

Cada parte responde por el cumplimiento de las obligaciones que la ley y este Anexo le asignan en su rol. Este Anexo se rige por las leyes de la República de Chile y prevalece sobre los Términos en lo que se refiera a datos personales. Consultas sobre este Anexo: [email protected].